Die Wissenslandkarte

WitronIQ im Einsatz - so kann es sein

Die Ausgangslage: Wissen sichern, aber wie?

Wir begleiten Monika (Jahrgang 1955) auf ihrem Weg zum letzten Arbeitstag am 31.05.2020. Seit 30 Jahren ist sie Mitarbeiterin bei einem mittelständischen Unternehmen und als Assistenz der Verkaufsleitung die gute Seele in der Firma. Sie weiß alles, kennt alle und findet alles wieder.

Darum ist es wichtig, ihr (verborgenes) Wissen sichtbar zu machen und schon jetzt weiterzugeben. So wird verhindert, dass z. B. funktionierende Abläufe gestört, Fristen übersehen, Informationen nicht oder falsch weitergegeben werden oder wichtiges Wissen über die Kunden verloren gehen. Noch ist keine Nachfolge eingestellt. Planungen sehen Neele, eine der Auszubildenden, vor. Diese kann schon in den Transferprozess eingebunden werden. Ob sie alle Aufgaben in dem bisherigen Umfang übernimmt, ist noch nicht deutlich. Evtl. werden einzelne Bereiche an die Angestellten im Vertrieb vergeben. Das wird entschieden, wenn die Vielzahl der Aufgaben sichtbar ist und der Transfer im Detail geplant wird.

Auf der Suche nach einer einfachen und praktikablen Möglichkeit, Monika bei ihrem Wissenstransfer zu unterstützen, stößt ihre Führungskraft auf das Softwaretool WitronIQ. Es soll Monika ab sofort bei ihrer Arbeit begleiten und ihre Erfahrungen dokumentieren. Das funktioniert im laufenden Arbeitsalltag und kann zum Beispiel zum Tagesabschluss auch als Reflektionsmoment von ihr genutzt werden.

 

Es geht los – Die Anwendung von WitronIQ

Ihre Firma erwirbt eine Lizenz und Monika kann sich mit ihrer E-Mailadresse und ihrem Namen einen eignen Account anlegen. Aus sechs verschiedenen Frageprofilen wählt sie das Profil Allgemein. Diese Fragen führen sie durch den Erstellungsprozess der Wissenslandkarte und Monika wird sie soweit sie kann und möchte beantworten und so die Wissenslandkarte füllen.

Die Wissenslandkarte basiert auf der Methode des MindMapping und beinhaltet sechs Äste mit den festgelegten Wissenskategorien Unternehmenskultur, Arbeitsorganisation, Projektwissen, Führungswissen, Fachwissen und persönliches Netzwerk. Schritt für Schritt durchläuft Monika den Ausfüllprozess, der durch Leit- und Vertiefungsfragen begleitet wird.

Eine wichtige Kategorie ist das Fachwissen. Auf die Frage, welche aktuell kritischen Fachthemen/internen Vorgänge sie gerade bearbeitet, notiert sie die wichtigsten Änderungen zur Abrechnung der Reisekosten und welche Dokumente eingereicht werden müssen direkt in der Wissenslandkarte. Außerdem dokumentiert sie ihre Umsetzung mit der DSGVO, die sie z. B. in Unterlagen zur Entscheidungsfindung für die Vertriebsleitung oder Firmendarstellungen gegenüber Kunden berücksichtigen muss. Die Wissenslandkarte wächst und wächst.

Viel Zeit investiert sie auch in den Aspekt der Arbeitsorganisation. Hier wird ihr bewusst, für welche Kolleg_innen und Themen sie selbst die Ansprechperson ist und auf welchen Wegen sie kommuniziert. Dazu gehört auch die Dokumentation der quartalsweise stattfindenden Runden zwischen Mitarbeiter_innen und Führung des Vertriebs, für das sie das Protokoll erstellt und teilt. Wie sie das macht, welche Programme sie nutzt und welche Hindernisse sie auf welche Weise bewältigt hat, hält sie in der Wissenslandkarte stichpunktartig fest.

Ihre Kolleg_innen haben mitbekommen, dass Monika sich schon auf ihren Renteneintritt vorbereitet und bei dem Gespräch über WitronIQ und das Verfahren kommen auch Aufgaben und Aspekte dazu, die Monika bisher nicht notiert hat. Diese kann sie nun ergänzen. Vor allem im Bereich Unternehmenskultur. Dabei geht es z. B. um Werte und Normen. Welche werden im Unternehmen gelebt? Wie kooperieren die Abteilungen untereinander? Welche Feste, Rituale oder feste Termine gibt es und wer ist für die Organisation verantwortlich? Normen und Werte fallen ihr einige ein. Sie mag es, den Tag mit einem kurzen Austausch bei einer Tasse Kaffee zu beginnen. Das hilft ebenso bei der Absprache mit anderen Abteilungen. Monika notiert u. a., wen sie in welchem Bereich für welche Belange anspricht.

 

Das Besondere im ersten Schritt: Wissensaspekte priorisieren

Im nächsten Schritt geht es für Monika darum, zu priorisieren: Welche Wissensaspekte sind wirklich wichtig für die Nachfolgerin und sollten transferiert werden? Diese werden in der Wissenslandkarte mit einem Fähnchen markiert. Dabei helfen ihr die folgenden Reflektionsfragen:

  • Ist das Wissen bei anderen (ohne Ihre Hilfe) schnell wieder aufzubauen?
  • Verfügen außer Ihnen noch weitere Kollegen über dieses Wissen?
  • Haben Sie für diesen Wissensaspekt eine qualifizierte Vertretung?
  • Bedeutet der Verlust dieses Wissensaspektes für Ihre Organisation ein Risiko?

Sobald sich von den ersten drei Fragen eine mit „Nein“ beantworten lässt, sollte über ein Fähnchen nachgedacht werden. Und wird die vierte Frage mit „Ja“ beantwortet, ist ein Transfer auf jeden Fall vonnöten. Bei manchen Aspekten fällt Monika die Beurteilung schwer. Sie hält Rücksprache mit ihrem Vorgesetzten, der ihr bei der Einschätzung hilft.

 

Das Besondere im zweiten Schritt: Den Transfer planen

So markiert sie die relevanten Aspekte und kann sie mit einem Klick in einen Transferplan übertragen. Hier sind dann automatisch Monikas markierten Wissensaspekte inkl. den dazugehörigen Unterpunkten aufgeführt. Sie legt fest, bis zu welchem Datum sie an welche_n Kolleg_innen den jeweiligen Aspekt weitergeben will. Dabei wählt sie aus einem Dropdownmenü eine passende Transfermethode aus. Einige, wie z. B. die ScreenCasts, kennt sie nicht, doch wenn sie die unbekannte Methode auswählt, kann sie in einem Methodensteckbrief Einzelheiten zu passenden Transferinhalten, der Dauer oder benötigten Materialien nachlesen und kurze Videotutorials anschauen. So wählt sie das optimale aus und legt die Zeit fest, die sie dafür beim Transfer mit den Kolleg_innen aufwenden muss. Den Transferplan kann sie auch als Excel-Datei herunterladen und sich so sichtbar in ihr Büro hängen oder mit Kollegen und Vorgesetzten teilen. WitronIQ erinnert Monika außerdem automatisch an ihre fälligen Aufgaben: Zwei Tage vor einem festgelegten Transferdatum sowie einen Tag danach erhält sie eine Erinnerungsemail an den anstehenden Termin. Das alles kann Monika im Bereich  „Transferplan umsetzen“ auf einem Kanban-Board überblicken. Dort macht WitronIQ die festgelegten und schon begonnen Transferaufgaben sichtbar.  So kann sie sich jederzeit den aktuellen Stand ihres Wissenstransfers und die offenen To Dos ansehen. Und mit jeder abgeschlossenen Transferaufgabe kann sich Monika mehr auf ihren Renteneintritt freuen, da sie weiß, dass ihre Ideen und Erfahrungen im Unternehmen weiterleben.

Wenn auch Sie die Vorteile und die vielfältigen Möglichkeiten von WitronIQ kennenlernen möchten, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!

Lisa Grefe - synartIQ

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Lisa Grefe
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