Hot to Online-Konferenz?

How to Online Konferenz?

Online Konferenzen sind kein wirkliches Neuland, aber eins ist sicher: Durch die Coronakrise hat sich dieser Trend zu einem unentbehrlichen Kanal für den gegenseitigen Austausch entwickelt. Darauf deuten nicht zuletzt die enorm gestiegenen Nutzerzahlen von Microsoft Teams, Zoom und anderen Anbietern hin. Positiv ist, dass in vielen Unternehmen bestehende Entwicklungen im Zusammenhang mit dem Einsatz von Online-Meetings eine enorme Beschleunigung erfahren haben. Das schnelle Tempo sorgt aber auch dafür, dass Nutzer und insbesondere Organisatoren vor neue Herausforderungen bei der Planung und Durchführung von digitalen Events gestellt werden.

Das A&O der Vorbereitung

Virtuelle Meetings mit Kollegen aus einem Team oder der Abteilung dürften mittlerweile zur Normalität gehören, auch wenn es mit Sicherheit an der ein oder anderen Stelle Optimierungsbedarf gibt. Sobald eine Online-Konferenz mit Partnern oder Kunden abgehalten wird, eine strategisch wichtige Zielsetzung verfolgt wird oder die Teilnehmer eine gewisse Zahl (ab 5 Teilnehmern und mehr) übersteigen, gewinnt eine professionelle Umsetzung an Relevanz und Organisatoren sollten im Vorfeld eine Reihe von wichtigen Fragen und Voraussetzungen klären:

  • Welche Software bietet geeignete Funktionen für meine individuelle Zielsetzung?
  • Wie moderiere ich eine Online-Konferenz professionell?
  • Welche didaktischen Methoden kann ich zur Aktivierung der Teilnehmer einsetzen?
  • Wie gehe ich mit Störern oder Konflikten um?

Für wichtige Basics sorgen

Diese und weitere Fragen zeigen, dass es auf der einen Seite enorm wichtig ist, ganz basale Voraussetzungen zu gewährleisten und beispielsweise für eine sehr gute Internetverbindung zu sorgen. Ebenso muss die Auflösung der gezeigten Inhalte stimmen, damit Teilnehmer stets ein gutes Bild sehen. Um eventuelle Schwierigkeiten frühzeitig zu klären, sollte der virtuelle Raum bereits 15 Minuten vor dem Start offen stehen. Wenn alle Teilnehmer im Vorfeld darüber informiert sind, können technische Probleme bei Bedarf geklärt werden, so dass inhaltlich pünktlich begonnen wird. Aber auch die rechtzeitige Zusendung von Zugangsdaten oder eine im Vorfeld organisierte Kontaktaufnahme mit der Klärung von Wünschen und offenen Fragen spielen eine wichtige Rolle, um eine Online-Konferenz auf Erfolgskurs zu bringen. Den eigentlichen Kern stellt allerdings die inhaltliche Ausgestaltung dar, die es auf der anderen Seite gekonnt zu steuern gilt.

Struktur und Dynamik verleihen

Die Leitung einer Veranstaltung bildet das Herzstück eines gelungenen Events. Was für einen Präsenztermin wichtig ist, verliert für ein Online Meeting nicht an Bedeutung. Die Rede ist von Struktur und Dynamik. Diese beiden Aspekte stehen im Mittelpunkt einer jeden Besprechung und erfordern selbst für einen vor Ort-Termin ein fundiertes Konzept. Bei einer virtuellen Besprechung kommt erschwerend hinzu, dass Sie als Moderator noch weniger Einfluss auf die Gesamtsituation haben. Das fängt bei der jeweils sehr unterschiedlichen Umgebung der Teilnehmenden an und hört bei der meist reduzierten Aufmerksamkeitsspanne einer virtuellen Zusammenkunft nicht auf. Umso wichtiger ist es, bei einer Onlinekonferenz diesen Umständen ganz bewusst und zielgerichtet zu begegnen.

Von Check-In bis Gamification

Ein wesentliches Element stellt in diesem Zusammenhang der sogenannte Check-In dar. Im Sinne eines Abholens der Teilnehmer geht der Check-In über einen anfänglichen Small-Talk hinaus. Durch verschiedene Techniken werden ganz zu Beginn je nach Schwerpunktsetzung Vertrauen, eine Wohlfühlatmosphäre, gegenseitiges Verständnis sowie weitere die Interaktion fördernde Bedingungen geschaffen. Das kann zum Beispiel eine kurze Dehnübung sein, bei der alle Teilnehmer aufstehen und mitmachen oder aber auch die Frage nach dem gegenwärtigen Energielevel. Wie der erste Eindruck bei einem persönlichen Kennenlernen beeinflusst ein gut gewählter Check-In schon ganz zu Beginn maßgeblich einen gelungen Start in das Online-Meeting.

Für den weiteren Verlauf ist die Erarbeitung einer sinnvollen Agenda unerlässlich. Selbstverständlich sollte diese von einer ansprechenden Präsentation begleitet werden. Überlegen Sie sich im Vorfeld ganz genau, wann Sie über welche Themen sprechen möchten und setzen sie klare Zeitfenster, um im Timing zu bleiben und thematische Abweichungen zu vermeiden. Entsprechend der Agenda-Punkte gilt es passende Moderationstechniken anzuwenden und den Einsatz von Steuerungsmöglichkeiten sowie mögliche Optionen einer Online-Versammlung didaktisch zu planen. Dieses Grundgerüst ist wichtig, um sowohl sehr präsente aber auch ruhige Teilnehmer abzuholen und auch während der gesamten Zeit der Veranstaltung bei der Stange zu halten. Hierbei gibt es verschiedene Aktivierungsmaßnahmen, die sowohl zielgruppenorientiert als auch ergebnisbezogen ausgewählt werden können. Die Frage nach eigenen Erfahrungen und Praxisbeispielen  eignet sich als simples Mittel, um jeden Teilnehmer eine Möglichkeit zur Beteiligung zu geben. Wenn Sie über diesen Weg noch einen gewissen Spaßfaktor in Ihr Event einbauen, dann schaffen Sie eine virtuelle Umgebung, die optimal auf die im Vorfeld gesetzten Ziele ausgerichtet ist und darüber hinaus nachhaltig in Erinnerung bleibt. Als eine bewährte Methode können wir zum Beispiel Assoziationsübungen empfehlen, bei denen die Teilnehmer auf relativ offene Fragen mit einem (oder mehreren) sketchnotartigen Bildern antworten sollen.

Ihr Auftritt als Moderator

Neben dem roten Faden und einer didaktischen Ausgestaltung spielen Sie als moderierende Person eine entscheidende Rolle. Sie sind erster Ansprechpartner und sollten sich während der Online-Konferenz immer wieder vergewissern, ob es Fragen oder Anmerkungen gibt. Dies ist insofern wichtig, da Sie bei einem digitalen Event nur sehr eingeschränkt das nonverbale Geschehen beobachten und darauf reagieren können. Aber auch die Lichtverhältnisse, Hintergründe, die Geräuschkulisse, Sprechgeschwindigkeit und ihr mentales Befinden wirken sich auf die Atmosphäre einer solchen Veranstaltung aus.

Da es nicht immer leicht ist, bedingt durch Rückfragen oder Unterbrechungen fokussiert zu bleiben und nicht in Stress zu geraten, empfiehlt es sich nach Möglichkeit einen Co-Moderator zu ernennen. Während sich der Hauptmoderator der Agenda und der aktiven Interaktion mit den Teilnehmern widmet, kann sich der Co-Moderator z. B. um eingehende Fragen aus dem Chat kümmern und etwaige technische Schwierigkeiten im Hintergrund klären. Dadurch sorgen Sie für eine bestmögliche Betreuung Ihrer Teilnehmer und schaffen für sich selbst mehr Sicherheit und Ruhe. Und vergessen Sie nicht, in die Kamera zu schauen und Ihren Teilnehmern ab und an ein freundliches Lächeln zu schenken :-).

Externe Moderatoren beauftragen

Je größer die Aufgabenstellung hinter einer digitalen Konferenz, desto höher ist der Bedarf einer externen Unterstützung. Als erfahrene Moderatoren verfügen wir über ein umfassendes didaktisches Handwerkszeug und können auch in kritischen Situationen professionell auf die sehr unterschiedlichen Bedürfnisse und Anliegen Ihrer Teilnehmer reagieren. Selbstverständlich kümmern wir uns im Rahmen unserer Arbeit auch um die Nachbereitung einer digitalen Veranstaltung. In verschiedenen Projekten unterstützen wir unsere Kunden bereits bei der Moderation von Präsenzterminen als auch von Online-Events zum Beispiel im Hinblick auf Arbeitskreise oder Lerngruppen. Gerne beantworten wir Ihre Fragen rund um unsere Leistungen in einem persönlichen Gespräch und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot für Ihre nächste digitale Konferenz. Kommen Sie einfach auf uns zu.

Bianca Rolf - synartIQ

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