Videointerview: WitronIQ bei ELE

"Wissenstransfer ist das Thema der Zukunft!"

Herr Rennen, Personalleiter von ELE, im Gespräch mit Lisa Augustin über das Thema Wissenstransfer und die Einführung von WitronIQ (Software für Wissenstransfer) und wie dieses Tool dabei helfen kann, wichtiges Unternehmenswissen zu sichern.

Herr Rennen, wir arbeiten jetzt schon eine ganze Weile zusammen. Welchen Stellenwert hat das Thema Wissenstransfer für ELE?

Für uns ist der Wissenstransfer ein ganz wesentlicher Aspekt. Wir haben im letzten Jahr ein großes Demographie-Projekt gestartet und dabei festgestellt, dass von unseren knapp 600 Mitarbeitern ca. 300 Mitarbeiter das Unternehmen in den nächsten 10-15 Jahren verlassen werden. Das heißt, es gibt ein enormes Potenzial an Wissen, das verloren geht. Und dieses gilt es natürlich in irgendeiner Form zu archivieren.

Zum zweiten haben wir das Themenfeld Recruiting. Sie können sich vorstellen, dass, wenn Sie viele Stellen irgendwann zur Ausschreibung bringen, viel Erfahrung und Qualifikation erforderlich sein wird. Und ob wir zu jedem Zeitpunkt die passenden Menschen hierzu finden werden, ist fraglich. Und zum dritten müssen wir das Thema Personalentwicklung berücksichtigen. Wenn man so etwas macht, sollte man es sehr geplant und organisiert angehen.

Das sind ja große Herausforderungen, die da gerade auf die Personalabteilung zukommen. Wie sehen denn momentan ihre Wissenstransferprozesse aus?

Aus dem Projekt ging natürlich auch eine Personalplanung hervor und die sieht vor, dass wir diese Stellen alle wiederbesetzen. Für die Stellenbesetzung haben wir einen sogenannten Wissenstransferzeitraum, den wir im Vorfeld festgelegt haben und wir haben den Anteil des Recruitings, für den wir ein Jahr einplanen. Da der Wissenstransferzeitraum bis zu drei Jahre dauern kann, kommen wir in der Summe auf bis zu vier Jahre.

Wir sprechen also im Vorfeld bereits die Fachbereiche an und erfragen den Bedarf. Wir möchten dann von den Kollegen wissen, welches Fachwissen und welche Softskills für die Neubesetzung notwendig sind und vor allem auch, welches unternehmensspezifische Fachwissen. Das heißt, wir gehen hin und fragen in den Fachbereichen genau bei dem Menschen, der geplant das Unternehmen verlässt und bei dessen Vorgesetzten, was denn an unternehmensspezifischem Fachwissen relevant ist. Und das ordnen wir dann bestimmten Kategorien zu.

Dann beginnt der Recruitingprozess und jemand wird neuer Mitarbeiter. Anschließend besprechen wir im Onboarding mit der Personalentwicklung, dem Vorgesetzten, Wissensgeber, also dem ausscheidenden Mitarbeiter, und Wissensnehmer, welche Skills jemand tatsächlich schon mitbringt. Und – und das ist entscheidend – wie nachher genau der Wissenstransfer vonstattengeht.

Da haben Sie ja wirklich einen umfassenden Service für die Fachbereiche. Was für Unterstützungsmöglichkeiten bietet denn jetzt so ein Softwaretool?

Das Wichtigste in so einem Prozess ist selbstverständlich das Archivieren von Wissen. Aber, und das darf man dabei nicht vergessen, das Ganze lebt natürlich von der Akzeptanz der jeweils Betroffenen. Und da greift WitronIQ - Denn wir brauchten ein Tool, das attraktiv für den jeweiligen Mitarbeiter ist, an dem er Spaß hat und durch dessen Einsatz er sich wertgeschätzt fühlt. Wir brauchen aber auch ein Tool, das uns die Möglichkeit gibt, intuitiv für den Mitarbeiter und den Vorgesetzten Möglichkeiten zu schaffen, das Wissen zu erarbeiten. Es ist ein Mindmapping-System, das dem Mitarbeiter erlaubt, sich auf das Kernthema zu konzentrieren – nämlich darauf, welches Wissen er weitergeben möchte – und das er bearbeiten kann, wenn er es möchte. Und am Ende kommt ein großes Netzwerk mit ganz vielen vorgegebenen Kategorisierungen heraus, die alle spezifisch auf uns abgestimmt sind. Mit WitronIQ können wir ganz viel Wissen archivieren – Ich glaube, besser kann man es gar nicht machen!

Jetzt ist es ja so, dass die Einführung einer IT-Software immer gewisse Herausforderungen mit sich bringt. Was haben Sie da so bisher erlebt?

Zum einen haben wir natürlich die Akzeptanz, die vorhanden sein muss. Und zum anderen muss das Fachwissen so gesammelt werden, dass es auch für die nächste Generation der Mitarbeiter nutzbar ist. Die Schwierigkeit ist also, dass die Mitarbeiter es auch tatsächlich nutzen und dass uns das System diese Möglichkeit gibt – Diese Herausforderung haben wir ja glücklicherweise schon gemeistert!

Was ich auch als sehr wichtig ansehe ist, dass man diese Themen im Vorfeld mit den Fachbereichen abspricht, so dass alle Beteiligten und vor allem der Wissensgeber abgeholt sind, wenn der Prozess startet und das Tool zur Anwendung gelangt. So weiß der Wissensgeber, warum er das macht, wie er das macht und kann mit Spaß an die Sache herangehen.

Lassen Sie uns abschließend noch in die Zukunft schauen. Wie sieht Ihre Vision für den Wissenstransfer bei ELE aus?

Aktuell findet das Thema ja im Rahmen des Demographie-Projektes statt, deshalb werden zunächst maximal 300 Mitarbeiter mit dieser Software arbeiten, insbesondere davon diejenigen, deren Wissenstransferzeitraum länger dauert. Aber die Vision ist natürlich, dass es irgendwann auf das ganze Unternehmen ausgeweitet wird. Ich glaube, dass es sehr wichtig ist, dass man eine Gesamtbibliothek des Unternehmens erstellt. Denn es geht ja nicht nur um die Personalplanung bei Ausscheiden, sondern es kann sein, dass sich jemand im oder außerhalb des Unternehmens entwickeln oder aufsteigen möchte und so hat man immer die Möglichkeit, flexibel und schnell zu reagieren, ohne Wissen zu verlieren. Darüber hinaus bietet solch eine Bibliothek die Möglichkeit, Prozesse zu betrachten und gegebenenfalls auch anzupassen, wenn Doppelarbeit oder suboptimale Aufgabenzuordnungen erkennbar werden. Insofern glaube ich, dass es das Thema der Zukunft ist.

Tolle Vision! Vielleicht sprechen wir einfach in zwei Jahren noch einmal und schauen, was wir bis dahin geschafft haben. Vielen herzlichen Dank für das Gespräch!