Wie geht eigentlich "Online-Konferenz"?

Professionielle Meetings gestallten

Online-Konferenzen gehören inzwischen zu unser aller Arbeitsalltag. Sie gelten schon lange nicht mehr als unausweichliche, aber schlechtere Alternative zum physischen Treffen, sondern werden uns auch abseits von Corona begleiten. Microsoft Teams, Zoom, Discord und Co ermöglichen eine sinnvolle und flexiblere Ergänzung, machen Prozesse schneller und manche Kommunikation leichter.

Da zahlreiche Unternehmen und Organisationen diese Tools also nicht mehr missen möchten, und sie nicht einfach nur der Übertragung des eigentlich in Präsenz stattfindenden Meetings ins Digitale dienen, sondern ihren eigenen Raum in Anspruch nehmen, wird es noch einmal wichtig, über Online-Events und ihr Gelingen zu sprechen.

Erste Schritte

Bei den folgenden Tipps geht es weniger um die virtuellen Meetings mit Kolleg:innen, – obwohl sie auch da gewinnbringend sein können – sondern um Online-Konferenzen mit Partner:innen oder Kund:innen, bei denen eine strategisch wichtige Zielsetzung verfolgt wird oder die Teilnehmenden eine gewisse Anzahl (ab 5 TN und mehr) übersteigen. Hier wird eine professionelle Umsetzung relevant und Organisator:innen sollten im Vorfeld eine Reihe von wichtigen Fragen und Voraussetzungen klären:

  • Welche Software bietet geeignete Funktionen für meine individuelle Zielsetzung?
  • Wie moderiere ich eine Online-Konferenz professionell?
  • Welche didaktischen Methoden kann ich zur Aktivierung der Teilnehmenden einsetzen?
  • Wie gehe ich mit Störungen oder Konflikten um?

Für wichtige Basics sorgen

Mit ein paar basalen und doch gerne vernachlässigten Kniffen erledigt sich die ein oder andere Frage bereits im Voraus:

  • Für eine sehr gute Internetverbindung sorgen.
  • Mit hoher Auflösung der gezeigten Inhalte arbeiten, damit Teilnehmende stets ein gutes Bild sehen.
  • Damit eventuelle technische Schwierigkeiten nicht den Ablauf des eigentlichen Meetings stören, sollte der virtuelle Raum bereits 15 Minuten vor Start offen stehen, um Probleme frühzeitig zu klären.
  • Hilfreich sind auch das rechtzeitige Zusenden von Zugangsdaten oder die Klärung von Wünschen und offenen Fragen bei einer Kontaktaufnahme im Vorfeld.

Der wichtigste Part für eine erfolgreiche Online-Konferenz bleibt aber natürlich die Ausgestaltung des Inhalts.

Struktur und Dynamik verleihen

Die Moderation einer Veranstaltung bildet das Herzstück eines gelungenen Events. Was jede Besprechung benötigt – egal ob Online oder in Präsenz – sind Struktur und Dynamik. Um diese zu erreichen, braucht es ein fundiertes Konzept. Bei einer virtuellen Besprechung kommen erschwerende Rahmenbedingungen dazu, die es zu beachten gilt. Lassen Sie z. B.  nicht außer Acht, dass die Umgebung ihrer Teilnehmenden sehr unterschiedlich sein kann und berücksichtigen Sie die meist reduzierte Aufmerksamkeitsspanne einer virtuellen Zusammenkunft. Machen Sie sich bewusst, dass Sie als Moderator:in einer Online-Konferenz weniger Einfluss auf die Gesamtsituation haben als bei einem Treffen vor Ort. Umso wichtiger ist es, bei einer Onlinekonferenz diesen Umständen ganz bewusst und zielgerichtet zu begegnen.

Von Check-In bis Gamification

Holen Sie Ihre Teilnehmenden während des Check-Ins ab. Durch verschiedene Techniken werden ganz zu Beginn je nach Schwerpunktsetzung Vertrauen, eine Wohlfühlatmosphäre, gegenseitiges Verständnis sowie weitere, die Interaktion fördernde Bedingungen geschaffen. Methoden-Beispiele: kurze Dehnübung, um alle Teilnehmenden zu aktivieren oder Fragen nach dem gegenwärtigen Energielevel.

Worauf Sie im Verlauf der Sitzung achten sollten:

  • Bereiten Sie eine klare uns strukturierte Agenda vor.
  • Begleiten Sie ihre mündlichen Inhalte mittels Präsentation.
  • Timing ist alles: Überlegen Sie sich im Vorfeld genau, wann Sie über welche Themen sprechen möchten, und setzen sie klare Zeitfenster, um weder abzuschweifen noch zu überziehen.

Entsprechend der Agenda-Punkte gilt es passende Moderationstechniken anzuwenden, um alle Teilnehmenden didaktisch abzuholen und ihre Aufmerksamkeit nicht zu verlieren. Hierbei gibt es verschiedene Aktivierungsmaßnahmen, die sowohl zielgruppenorientiert als auch ergebnisbezogen ausgewählt werden können. Methoden-Beispiele: Die Frage nach eigenen Erfahrungen und Praxisbeispielen gibt jedem:r Teilnehmenden die Möglichkeit, sich zu beteiligen. Unsere Empfehlung, um gleichzeitig die Atmosphäre etwas aufzulockern sind Assoziationsübungen, bei denen die Teilnehmenden auf relativ offene Fragen mit einem (oder mehreren) sketchnotartigen Bildern antworten sollen.

Ihre Rolle als Moderator:in

Neben dem roten Faden und einer didaktischen Ausgestaltung spielen Sie als moderierende Person eine entscheidende Rolle. Sie sind erste:r Ansprechpartner:in. Vergewissern Sie sich regelmäßig, ob es Fragen oder Anmerkungen gibt. Dies ist insofern wichtig, da Sie bei einem digitalen Event nur sehr eingeschränkt das nonverbale Geschehen beobachten und darauf reagieren können. Aber auch die Lichtverhältnisse, Hintergründe, die Geräuschkulisse, Sprechgeschwindigkeit und ihr mentales Befinden wirken sich auf die Atmosphäre einer solchen Veranstaltung aus.

Tipp: Ernennen Sie ein:e Co-Moderator:in, der:die sich z. B. um eingehende Fragen aus dem Chat kümmern und etwaige technische Schwierigkeiten im Hintergrund kümmert, damit Sie sich ohne Unterbrechung der Agenda widmen können. Dadurch sorgen Sie für eine bestmögliche Betreuung Ihrer Teilnehmenden und schaffen für sich selbst mehr Sicherheit und Ruhe.

Externe Moderation beauftragen

Je größer die Aufgabenstellung hinter einer digitalen Konferenz, desto höher ist der Bedarf einer externen Unterstützung. Als erfahrene Moderator:innen verfügen wir über ein umfassendes didaktisches Handwerkszeug und können auch in kritischen Situationen professionell auf die sehr unterschiedlichen Bedürfnisse und Anliegen Ihrer Teilnehmenden reagieren. Selbstverständlich kümmern wir uns im Rahmen unserer Arbeit auch um die Nachbereitung einer digitalen Veranstaltung. Gerne beantworten wir Ihre Fragen rund um unsere Leistungen in einem persönlichen Gespräch und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot für Ihre nächste digitale Konferenz. Kommen Sie einfach auf uns zu.

Benötigen Sie Hilfe zur Selbsthilfe? Auch damit können wir dienen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen zum:r Trainer:in für ihr Unternehmen werden. Alle Informationen zum Seminar "Train the E-Trainer" finden Sie hier.

 

 

 

Bianca Rolf - synartIQ

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