Beim Wissenstransfer gibt es mehrere Akteure, die bei der Sammlung, Aufbereitung, Weitergabe und Anwendung von Wissen eine Rolle spielen. Sie arbeiten im Wissenstransferprozess zusammen mit dem Ziel, Wissen effektiv nutzbar zu machen und langfristig im Unternehmen zu halten.

Der vielleicht wichtigste Akteur ist der Wissensgeber – in der Regel eine Fachkraft und ein/e Expert:in auf seinem/ihrem Gebiet, deren Wissen für das Unternehmen gesichert werden soll, damit es an Nachfolgende weitergegeben werden kann. Seine/ihre Aufgabe im Wissenstransferist es, sein/ihr (Experten-)Wissen zu sammeln und zu strukturieren, damit es den Wissensnehmenden zur Verfügung gestellt werden kann.

Bei den Wissensnehmenden handelt es sich in der Regel um Kolleg:innen oder neue Mitarbeiteter:innen, die die Nachfolge des/r Wissensgeber:in antreten, und das gesammelte Wissen des Wissensgebers für die Erfüllung ihrer neuen Aufgabe nutzen möchten. Nicht immer steht jedoch schon beim Beginn des Wissenstransferprozesses fest, wer der/die Wissensnehmer:in sein wird. Es muss sich auch nicht immer um eine bestimmte Person handeln; Wissen kann auch an ein Team weitergegeben werden oder erst einmal nur dokumentiert und abgelegt werden, wenn noch nicht feststeht, wer das Wissen nutzen wird.

Auch die Führungskraft gehört zu den Akteuren im Wissenstransfer. Sie koordiniert die Priorisierung der Wissenstransferfälle im Unternehmen und ist Ansprechpartner:in für den/die Wissensgeber:in und ggf. auch für den/die Wissensnehmer:in.

Der Wissenstransfer kann ausschließlich zwischen Wissensgeber und Führungskraft erfolgen, häufig werden aber auch Wissenstransferbegleiter:innen in den Prozess einbezogen. Dabei handelt es sich um Mentor:innen oder Begleiter:innen, die den Wissensgeber bei seinem Wissenstransfer gezielt unterstützen, anleiten und die Erstellung der Wissenslandkarte moderieren. Falls erforderlich können sie auch zwischen Wissensgebenden und Wissensnehmenden vermitteln. Wissenstransferbegleiter:innen können externe Experten sein, aber auch geschulte Mitarbeitende des betreffenden Unternehmens, in der Regel aus der Personal- bzw. HR-Abteilung.