Im Wissenstransferprozess übernehmen unterschiedliche Personen klar definierte Rollen, um die Sicherung, Dokumentation und Weitergabe von Wissen innerhalb von Unternehmen und Organisationen zu ermöglichen. Ein erfolgreicher Wissenstransfer basiert auf der Zusammenarbeit dieser Akteure und ihrer abgestimmten Aufgaben.

Wissensgeber:in
Die Wissensgeberin oder der Wissensgeber ist Träger:in von relevantem Erfahrungs- und Fachwissen. Seine bzw. ihre Aufgabe besteht darin, dieses Wissen systematisch zu dokumentieren und für andere zugänglich zu machen – sei es in Form einer Wissenslandkarte oder anderen Dokumentationen, durch mündliche Weitergabe oder durch die Beteiligung an Workshops und anderen Transferformaten. Häufig handelt es sich um Mitarbeitende mit langjähriger Berufserfahrung, Spezialwissen oder Schlüsselpositionen im Unternehmen, die in absehbarer Zeit durch Renteneintritt, Kündigung, Elternzeit oder ein längeres Sabbatical das Unternehmen verlassen werden.

Wissensnehmer:in
Wissensnehmer:innen sind die Personen, die das übertragene Wissen aufnehmen und in ihrer eigenen beruflichen Praxis anwenden sollen. Das können neue Mitarbeitende, Nachfolger:innen in bestimmten Funktionen oder Kolleg:innen aus anderen Bereichen sein. Eine aktive Rolle im Lernprozess und das gezielte Nachfragen sind zentrale Bestandteile dieser Rolle.
Steht der/die Wissensnehmer:in noch nicht konkret fest, muss das Wissen des/der Wissensgeber:in so dokumentiert werden, dass die Wissensnehmenden es auch ohne direkten persönlichen Kontakt nutzen können.

Wissenstransferbegleiter:in
Der/die Wissenstransferbegleiter:in unterstützt und moderiert den gesamten Prozess des Wissenstransfers. Diese Person strukturiert die Abläufe, unterstützt den/die Wissensgeber:in gezielt und systematisch bei der Sammlung seines/ihres relevanten Wissens und fördert den Dialog zwischen Wissensgeber:in und -nehmer:in und ggf. auch mit der Führungskraft. Die Aufgabe besteht darin, den Transfer wirksam, effizient und bedarfsgerecht zu gestalten. Ein:e Wissenstransferbegleiter:in kann ein:e externe/r Berater:in oder eine speziell ausgebildete Person aus dem Unternehmen sein.

Führungskraft
Führungskräfte spielen im Wissenstransfer häufig eine ermöglichende Rolle. Sie schaffen die organisatorischen Rahmenbedingungen, unterstützen den Prozess durch zeitliche Freiräume und Ressourcen und fördern eine offene Wissenskultur. Je nach Situation können sie sich auch aktiv in den Transferprozess einbringen, etwa durch das Anstoßen von Transfermaßnahmen, Feedback oder Beteiligung an Zielvereinbarungen.

Die klare Zuweisung der Rollen hilft, Verantwortung und Erwartungen im Wissenstransfer transparent zu machen. In vielen Organisationen werden diese Rollen durch begleitende Qualifizierungsmaßnahmen gestärkt, etwa in Form von Ausbildungen zum/r Wissenstransfermanager:in oder zum/r Wissenstransferbegleiter:in.