• Kreishaus Soest
    Kreishaus Soest

     

    bestPRACTICE

    WISSEN IN DER VERWALTUNG

     


     

    Wie der Kreis Soest einen modernen und
    effizienten Weg im Umgang mit Wissens-

    verlusten bei Personalwechsel gefunden hat

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Wissen in der Verwaltung

Kreisverwaltung Soest

Schneller Wandel, moderne Organisationsentwicklung und unkomplizierte Prozesse. Keine Attribute, die Sie direkt mit einer Verwaltungsorganisation in Verbindung bringen? Bei der Kreisverwaltung Soest treffen diese Merkmale genau zu. Innerhalb von neun Monaten hat die Personalentwicklung ein einfaches, praktikables und nachhaltiges Vorgehen zum Wissenstransfer beim Personalwechsel ins Leben gerufen. Seitdem wird beim Kreis Soest fleißig transferiert.

keyFACTS

  • Auftraggeber/in: Kreisverwaltung Soest, Dezernat 02, Personalentwicklung
  • Herausforderung: Risiko von enormen Wissensverlusten beim demografisch bedingten Ausscheiden von zahlreichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entgegenwirken
  • Leistungen
    • Training: Wissenstransfer professionell
    • Unterstützung bei der Konzeptionierung eines strukturierten Prozesses und einer Handlungshilfe für Prozessverantwortliche
    • Begleitung von Pilotfällen im Wissenstransfer
    • Qualifizierung von internen Wissenstransferbegleiterinnen und -begleitern
  • Lösung
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“ - Unser Motto beim Wissenstransfer im Kreis Soest. Mit einem Umfang von weniger als 10 Beratertagen haben wir den Verantwortlichen der Personalentwicklung die relevanten Prozessschritte und Instrumente nahegebracht und diese gemeinsam an die Anforderungen einer Verwaltungsorganisation angepasst. Die neuen Instrumente wurde in Pilotprojekten erprobt und durch die Qualifikation von internen Transferbegleiterinnen und -begleitern kann der erforderliche Wissenstransfer im Kreis Soest innerhalb der nächsten Jahre eigenständig und umfassend bewältigt werden.

Essenzielle Schritte auf dem Weg zum Erfolg

FOKUSSIERUNG AUF DAS RISIKOREICHSTE WISSEN

Ausgehend von der Regelaltersgrenze von 65 Jahren, wird knapp jede_r vierte Beschäftigte im Kreis Soest die Organisation innerhalb der nächsten 10 Jahre altersbedingt verlassen. Berücksichtigt man Altersteilzeit etc. erhöht sich diese Zahl auf über 30%. Aber wie lässt sich das Wissen von über 500 Mitarbeitern bis 2030 sichern?

Der Kreis Soest priorisiert die zahlreichen Wissenstransferfälle mithilfe eines Stufenplans. Anhand einer Ampellogik bewerten die Führungskräfte entlang aller MitarbeiterInnen die Notwendigkeit eines Wissenstransfers. Bei MitarbeiterInnen mit einer überdurchschnittlich hohen Menge an (implizitem) Erfahrungswissen (Stufe rot) ist ein umfangreicher Wissenstransfer notwendig. Da ein Verlust dieser Fälle ein Risiko für die Organisation darstellt, begleitet die Personalentwicklung die anfallenden Prozesse in enger Abstimmung. Ist ein Wissenstransfer für einzelne Themengebiete erforderlich (Stufe gelb), erhalten die ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Unterstützung durch interne Transferbegleiterinnen und – begleiter. Bei einer unproblematischen Einschätzung (Stufe grün) kümmern sich die ausscheidenden Beschäftigten und ihre Führungskrafte eigenständig um den Wissenstransfer.

Transferampel zum Wissenstransfer

Egal ob grün, gelb oder rot

DER PROZESS ZUM ERFOLGREICHEN WISSENSTRANSFER

Für einen erfolgreichen Wissenstransfer setzt der Kreis Soest auf die Erstellung einer persönlichen Wissenslandkarte (auch: Expert Debriefing). Diese wird durch einen Transferbegleiter moderiert und digital visualisiert. Relevante Wissensaspekte werden in der Wissenslandkarte markiert und in einen Transferplan übertragen, der alle wichtigen Transfer-To-Do’s zusammenfasst.

Die persönliche Wissenslandkarte

Von 0 auf 100…

IN WENIGEN MONATEN ZU EINEM DURCHGÄNGIGEN PROZESS

Schnell für einen erkennbaren Nutzen sorgen ist oftmals das große Ziel eines neuen Projektes. Den Verantwortlichen im Kreis Soest ist genau dies gelungen. Dem Wissensverlust stets einen Schritt voraus sind sie pragmatische Wege gegangen, um relevantes Wissen rechtzeitig zu sichern.

Zu diesem Zweck haben sich die Verantwortlichen zunächst in einem offenen Trainingsprogramm über mögliche Instrumente und Methoden informiert. Diese wurden im nächsten Schritt sehr schnell auf die Bedürfnisse einer Verwaltungsorganisation angepasst und in einen internen Fahrplan zum Wissenstransfer übersetzt. Die Vorstellung des Vorgehens erfolgte bei der nächsten Gelegenheit im Verwaltungsvorstand, um frühzeitig den notwendigen Rückenwind zu gewinnen. Parallel hat die Erstellung erster Wissenslandkarten in unterschiedlichen Fachbereichen gestartet.

Für einen gelungenen Auftakt haben wir in zwei Pilotprojekten den Wissenstransfer ausscheidender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter professionell begleitet. Auf diese Weise hatten die Verantwortlichen die Möglichkeit, sich das Vorgehen in der Praxis noch einmal genau anzusehen. Da der Umfang der anstehenden Transferfälle von der Personalentwicklung nicht in Eigenregie zu bewältigen ist, wurden parallel 13 interne Transferbegleiterinnen und -begleiter durch synartIQ ausgebildet. So konnte innerhalb weniger Monate mit der Begleitung von ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern begonnen werden. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess läuft derweil weiter…

Expert Debriefing Ausbildung

Dürfen wir vorstellen:

DAS TEAM HINTER DEM PROJEKT

Lisa Augustin

Lisa Augustin

Leitung Beratung
synartIQ

Katrin Knorr

Personalentwicklung
Kreis Soest

Christopher Nolte

Personalentwicklung
Kreis Soest

Bildquellennachweis: Thomas Weinstock/ Kreis Soest