Offboarding, auch bekannt als Exit Management, Ausgangsmanagement oder Austrittsmanagement, ist der Prozess, der bei der Beendigung der Beschäftigung von Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen durchgeführt wird. Das Mitarbeiter:innen das Unternehmen oder die Organisation verlassen, kann verschiedene Gründe haben, wie zum Beispiel Kündigung, befristete Verträge, das Ende von befristeten Projekten, freiwillige Austritte oder Renteneintritt. Diese Fluktuation von Mitarbeiter:innen kann durch den Fachkräftemangel und den demographischen Wandel noch verstärkt werden.
Unabhängig von den Gründen ist das Ausscheiden von Mitarbeiter:innen ein Mehraufwand für das Unternehmen. Darum ist ein effektives Offboarding für Unternehmen von großer Bedeutung, da es für einen reibungslosen Übergang für Mitarbeiter:innen und Unternehmen sorgt. Damit wichtiges Wissen und Informationen, die die Mitarbeiter:innen während ihrer Zeit im Unternehmen gesammelt haben, weitergegeben werden können und nicht verloren gehen, ist ein Wissenstransfer erforderlich. Besonders wichtig ist dieser, wenn die betreffenden Mitarbeiter:innen Schlüsselpositionen im Unternehmen innehatten und über spezielle Fähigkeiten oder Kenntnisse verfügten. Der Wissenstransfer hilft, den Verlust von Know-how zu minimieren und sicherzustellen, dass das Unternehmen auch nach dem Ausscheiden der Mitarbeiter:innen weiterhin erfolgreich funktionieren kann.
Zum einen kann dies durch einen kommunikativen Ansatz geschehen, indem die ausscheidende Person ihr Wissen und ihre Erfahrungen an ihre:n Nachfolger:in weitergibt. Zum anderen sollte auch ein dokumentierender Transfer vollzogen werden, durch den das relevante Wissen allen Mitarbeiter:innen zur Verfügung gestellt wird, die es potenziell nutzen können. Dies sollte idealerweise nicht nur im konkreten Falle eines Austritts passieren, sondern durch Wissensmanagement-Prozesse kontinuierlich und langfristig geregelt sein, um Wissen innerhalb des Unternehmens zu sammeln, zu speichern, zu teilen und zu nutzen.
Natürlich besteht das Offboarding aus mehr als dem Wissenstransfer. Ein typischer Offboarding-Prozess könnte wie folgt aussehen: Zunächst findet ein Abschiedsgespräch statt, in dem die Führungskraft und der:die Mitarbeiter:in den genauen Austrittszeitpunkt festlegen und ihm:r die nächsten Schritte erklärt werden. Es kann auch sinnvoll sein, neben dem typischen Austrittsgespräch mit den Vorgesetzten eine Art "Exit Interview" durchzuführen, bei dem ausscheidende Mitarbeiter:innen die Möglichkeit haben, ihre Meinung und Anregungen zum Unternehmen und mögliche Unzufriedenheiten während ihrer Zeit dort zu kommunizieren. Dies kann für das Unternehmen wertvolle Rückmeldungen liefern, die bei zukünftigen Verbesserungen berücksichtigt werden können.
Ein Auseinandergehen auf Augenhöhe, egal ob die jeweilige Person durch betriebsbedingte Kündigungen oder einvernehmliche Trennung ausscheidet, ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeitgebermarke. Wenn selbst ausgeschiedene Mitarbeiter:innen gut über ihr ehemaliges Unternehmen sprechen, kann dieses positive Image durchaus neue potenzielle Bewerber:innen anziehen.
Danach werden alle formellen Angelegenheiten, wie zum Beispiel die Abgabe von Schlüsseln und Zugangsberechtigungen, das Entziehen von Zugriffsrechten sowie die Rückgabe von Firmeneigentum geregelt. Des Weiteren müssen auch alle ausstehenden Zahlungen, wie zum Beispiel die Gehaltsabrechnung oder Urlaubsabgeltungen, geregelt werden, um Unklarheiten und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Auch die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses für ausscheidende Mitarbeiter:innen sollte zeitnah geschehen. Hierbei ist es wichtig, dass das Arbeitszeugnis objektiv und wahrheitsgemäß verfasst wird und keine unzulässigen Formulierungen enthält, die den Ruf der Mitarbeiter:innen beeinträchtigen könnten.
Außerdem muss die Übertragung von nicht erledigten Aufgaben oder längerfristigen Projekten an andere Mitarbeiter:innen geregelt werden. Spätestens in dieser Phase setzt die Wissenssicherung ein, denn auch die Einarbeitung der verbleibenden Mitarbeiter:innen oder der Nachfolge ist ein wichtiger Aspekt des Offboardings. Hierbei sollten die Aufgaben und Zuständigkeiten, die die scheidenden Mitarbeiter:innen bisher hatten, an andere Mitarbeiter:innen übertragen werden. Eine sorgfältige Einarbeitung kann dazu beitragen, dass der Übergang reibungslos verläuft und das Unternehmen auch nach dem Ausscheiden von Mitarbeiter:innen aus zentralen Positionen erfolgreich arbeiten kann.
Eine angemessene Verabschiedung des:r Mitarbeiter:in sollte ebenfalls eine selbstverständliche Geste in der letzten Phase des Offboardings sein. Eine Verabschiedung kann zum Beispiel in Form eines kleinen Abschiedsgeschenks oder einer Abschiedsfeier stattfinden, um dem:r Mitarbeiter:in für die geleistete Arbeit zu danken und ihm:r für die Zukunft alles Gute zu wünschen.
Die Relevanz eines professionellen und gelungenen Offboardings ist also nicht zu unterschätzen. Damit der Übergang für Mitarbeiter:innen und Unternehmen reibungslos verläuft und wichtiges Wissen und Informationen trotz Fluktuation weitergegeben werden, ist die Personalabteilung gefordert, ein effektives Offboarding-Verfahren zu implementieren, dieses regelmäßig zu überprüfen und anzupassen.