Wir verstehen Onboarding als den Prozess, mit dem neue Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen sowohl fachlich als auch sozial eingearbeitet werden. Dabei geht es darum, den neuen Mitarbeiter:innen mit der Unternehmenskultur, den Produkten und Dienstleistungen, dem Managementteam und seinen Kolleg:innen vertraut zu machen. Für eine schärfere begriffliche Trennung von Onboarding und Einarbeitung siehe den Artikel Einarbeitung.
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen kann in verschiedene Phasen unterteilt werden, die je nach Unternehmen und Branche variieren können. Im Allgemeinen umfassen die Phasen der Einarbeitung jedoch die folgenden Schritte:
0. Preboarding: Ist die Phase, die vor der Vertragsunterzeichnung bis zum eigentlichen Arbeitsbeginn steht. Diese sollte nicht unterschätzt werden, denn sie kann sich gleich zu Beginn auf die Mitarbeiterzufriedenheit des Neuzugangs auswirken. Es ist die Aufgabe der Personalabteilung einen standardisierten Prozess zu entwerfen, der die neuen Mitarbeiter:innen abholt und an die Hand nimmt, um ihnen die nächsten Schritte zu erklären. Für die Klärung offener Fragen sollten bereits möglichst früh Ansprechpartner:innen unter den Vorgesetzten sowie im Team kommuniziert werden, die während und nach der Einarbeitungszeit für die Beantwortung Fragen des neuen Teammitglieds zur Verfügung stehen. So wird das Einarbeiten von Beginn an erleichtert. Am Ende dieser Phase steht die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Diese stößt die nächste Phase an.
1. Vorbereitung: In dieser Phase werden der Arbeitsplatz der neuen Mitarbeiter:innen eingerichtet und alle notwendigen Tools und Ressourcen bereitgestellt. Neue Mitarbeiter:innen erhalten eine Einladung zum ersten Onboarding-Treffen sowie wichtige Unterlagen und Informationen.
2. Einführung: In dieser Phase werden neue Mitarbeiter:innen mit dem Unternehmen und seiner Kultur vertraut gemacht. Das Managementteam und wichtige Kolleg:innen werden vorgestellt und die neuen Mitarbeiter:innen erhalten einen Überblick über die wichtigsten Unternehmensprozesse.
3. Schulung: In dieser Phase erhalten die neuen Mitarbeiter:innen Schulungen und Training, um die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse für die anstehende Tätigkeit zu erwerben. Dabei werden auch Tools und Systeme vorgestellt, die für die tägliche Arbeit wichtig sind. Mit dieser Phase beginnt das Unternehmen konkret die neuen Mitarbeiter:innen einzuarbeiten.
4. Integration: In dieser Phase werden neue Mitarbeiter:innen ins Team integriert und lernen die Arbeitsabläufe und -prozesse des Unternehmens kennen. Sie bekommen die Möglichkeit, Kolleg:innen besser kennenzulernen und sich in das Team einzufügen.
5. Überwachung und Unterstützung: In dieser letzten Phase wird der Fortschritt der neuen Mitarbeiter:innen überwacht und sie erhalten fortlaufende Unterstützung und Ressourcen, um erfolgreich im Unternehmen zu arbeiten. Auch nach Abschluss der Einarbeitungsphase sollten Mitarbeiter:innen weiterhin Unterstützung und Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, um ihre Arbeit effektiv ausüben zu können.
Eine erfolgreiche Einarbeitung ist wichtig, damit sich neue Mitarbeiter:innen schnell ins Team integrieren und ihre Arbeit effektiv aufnehmen können. Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess kann dazu beitragen, die Mitarbeitenden Zufriedenheit und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen und die Fluktuation zu reduzieren. Ein besonderes Augenmerk sollte auf den strukturierten Wissenstransfer von erfahrenen Mitarbeiter:innen an neue Mitarbeiter:innen gelegt werden. Dieser ermöglicht den neuen Mitarbeiter:innen , schneller produktiv zu werden und die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse zu erlangen, um ihre Aufgaben erfolgreich auszuführen. Es kann auch dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und die Leistung des Unternehmens insgesamt zu verbessern. Dies kann durch unterschiedliche Transfermethoden wie Mentoring, Schulungen, eine gelungene Wissensdokumentation und -kommunikation (Wiki, Screencasts, persönliches Übergabegespräch…) oder durch die Verwendung von Wissensmanagement-Tools (WitronIQ) erreicht werden.
Onboarding-Checkliste:
1. Erstellen Sie ein Onboarding-Programm: Definieren Sie Ziele und Schritte für den Einarbeitungsprozess und stellen Sie sicher, dass sich alle Beteiligten ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten bewusst sind.
2. Bereiten Sie das Arbeitsumfeld vor: Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsplatz der neuen Mitarbeiter:innen eingerichtet ist und alle notwendigen Tools und Ressourcen bereitgestellt werden.
3. Einladung zum Onboarding-Treffen: Senden Sie den neuen Mitarbeiter:innen eine Einladung zum ersten Onboarding-Treffen und stelle sicher, dass sie alle notwendigen Informationen und Unterlagen haben.
4. Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan: Erstellen Sie einen Zeitplan für die Einarbeitung der neuen Teammitglieder und geben Sie ihnen eine Vorstellung von einer Arbeitswoche, wie sie auch nach der Einarbeitungsphase typisch ist. Sorgen Sie zudem dafür, dass die Neuankömmlinge Zugang zu allen notwendigen Schulungen, Arbeitsmitteln und Ressourcen haben.
5. Führen Sie eine Einführung in das Unternehmen durch: Stellen Sie das Management- oder Leitungsteam und wichtige Kolleg:innen vor und geben Sie einen Überblick über die Unternehmenskultur und wichtige Unternehmensprozesse.
6. Verfolgen Sie den Fortschritt der neuen Mitarbeiter:innen: Überprüfen Sie den Fortschritt der neuen Mitarbeiter:innen und stellen Sie sicher, dass sie die notwendigen Fähigkeiten erworben haben, um ihre Arbeit effektiv aufzunehmen. Dafür sollten Sie regelmäßige Feedbackgespräche oder Mitarbeitergespräche ermöglichen.
7. Integrieren Sie die neuen Mitarbeiter:innen ins Team: Fördern Sie die Integration der Neulinge in das Team und sorgen Sie dafür, dass sie sich wohl und willkommen fühlen (z. B. durch Teamevents).
8. Bieten Sie fortlaufende Unterstützung: Stellen Sie sicher, dass die neue Mitarbeiter:innen auch nach Abschluss des Onboarding-Programms weiterhin Unterstützung und Ressourcen zur Verfügung haben, um erfolgreich im Unternehmen zu arbeiten.